Wanneer moet je gereedschap laten keuren en hoe toon je dat later aan?

Keuren is niet het vervelendste onderdeel van materieelbeheer. Aantonen dat je gekeurd hebt, dat is het vervelendste onderdeel. Wie weet welke regel bij welk stuk gereedschap hoort en zijn bewijs op één plek bewaart, is in tien minuten klaar met een vraag waar anderen een middag aan kwijt zijn.

Waar de keuringsplicht vandaan komt

Er bestaat in Nederland geen enkele wet met daarin een lijst van alle gereedschappen en de bijbehorende keuringsfrequentie. Dat is precies waarom het onderwerp verwarrend blijft. De verplichting komt uit een paar lagen die elkaar aanvullen, en pas als je die lagen uit elkaar haalt, wordt duidelijk wat er van jouw bedrijf wordt verwacht.

De Arbowet en de risico-inventarisatie

De basis ligt in de Arbowet. Elke werkgever moet een risico-inventarisatie en -evaluatie hebben, met een plan van aanpak waarin staat wat je aan de gevonden risico's doet. Gereedschap en machines horen daar gewoon bij: als je met een breekhamer, een steiger of een verreiker werkt, staat dat risico in je RI&E en staat in je plan van aanpak hoe je dat beheerst.

Werkgevers met ten hoogste vijfentwintig werknemers mogen daarvoor een erkend branche-instrument gebruiken. Zij hoeven hun RI&E dan niet te laten toetsen, wat voor een groot deel van de bouw- en installatiebedrijven een flinke verlichting is. Het ontslaat je alleen niet van de inhoud: de RI&E moet wel actueel zijn en bij je werkelijke werkzaamheden passen.

Het Arbobesluit en hijs- en hefgereedschap

Concreter wordt het in het Arbobesluit. Daar staat dat hijs- en hefgereedschap ten minste eenmaal per jaar wordt gekeurd. Dat is geen richtlijn en geen advies, dat is een ondergrens. Denk aan hijsbanden, kettingen, stroppen, schalmen, hijsjukken, maar ook aan hef- en hijswerktuigen zelf.

"Ten minste" is het woord waar bedrijven overheen lezen. Zwaar belast materieel, materieel dat buiten in weer en wind hangt of materieel dat door meerdere ploegen wordt gebruikt, kan vaker aan de beurt moeten zijn. Dat bepaal je zelf op basis van je risicobeoordeling en de aanwijzingen van de fabrikant.

Elektrisch gereedschap en NEN 3140

Voor elektrische arbeidsmiddelen bestaat geen los wetsartikel met een jaartal erin. Daar is de praktijknorm NEN 3140 leidend: die beschrijft de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen en installaties. Denk aan haakse slijpers, boormachines, verlengsnoeren, bouwlampen, laskabels en verdeelkasten.

Hoe vaak je inspecteert, volgt uit het gebruik. Een verlengsnoer dat elke dag over een ruwe vloer wordt getrokken en waar bestelbussen overheen rijden, verslijt sneller dan een snoer dat aan de muur van de werkplaats hangt. De norm dwingt je dus om na te denken in plaats van een vaste datum af te vinken, en dat is in de praktijk zowel de kracht als de valkuil.

Een goede werkwijze is om per categorie een interval vast te leggen en dat interval in je registratie te zetten, zodat het niet in iemands hoofd blijft hangen. Wat er gebeurt als zulke afspraken alleen mondeling bestaan, beschrijf ik uitgebreider in het artikel over de fouten die materieelbeheer in de praktijk laten mislukken.

Wie mag keuren

De regels spreken over een deskundig persoon. Dat is geen beschermde titel met een register erachter, maar het betekent wel iets: de keurmeester moet de risico's van dat specifieke arbeidsmiddel kennen, weten waar hij op moet letten en zijn oordeel kunnen onderbouwen.

In de praktijk zie je drie routes naast elkaar bestaan, en veel bedrijven gebruiken ze door elkaar heen:

• Een externe keuringsdienst. Handig voor hijs- en hefgereedschap en voor grotere machines. Je krijgt rapporten die je zo in je dossier kunt hangen.
• De leverancier of het verhuurbedrijf. Bij huurmaterieel hoort de keuring meestal bij de huur. Vraag het keuringsbewijs op en bewaar het zelf, want als het materieel weg is, is dat bewijs vaak ook weg.
• Een eigen opgeleide medewerker. Werkt goed voor elektrisch handgereedschap en voor visuele controles, mits die persoon aantoonbaar is opgeleid en zijn bevindingen vastlegt.

Los daarvan staat de dagelijkse controle door de gebruiker zelf. Dat is geen keuring, maar wel de eerste zeef. Een monteur die ziet dat de kap van de slijper scheurt, hoort dat te kunnen melden zonder dat hij daarvoor eerst een formulier op kantoor moet halen.

Hoe je later aantoont dat het gekeurd is

Hier zit het echte werk. Een keuring die is uitgevoerd maar niet vindbaar is vastgelegd, telt bij een controle of een schadeprocedure ongeveer even zwaar als een keuring die nooit heeft plaatsgevonden. De vraag is dus niet alleen "is het gekeurd", maar "kan ik dat binnen een paar minuten laten zien".

Wat er in een keuringsregistratie hoort

Gegeven	Waarom het ertoe doet
Uniek nummer van het materieel	Koppelt het rapport aan precies dit exemplaar, niet aan een type
Datum van de keuring	Bepaalt of de keuring op het moment van gebruik geldig was
Volgende keuringsdatum	Maakt het bewaken van termijnen mogelijk
Naam van de keurmeester of de dienst	Laat zien dat een deskundig persoon het heeft beoordeeld
Uitslag en eventuele opmerkingen	Toont wat er is afgekeurd, hersteld of onder voorwaarden vrijgegeven
Het rapport zelf, als bestand of foto	Is het eigenlijke bewijsstuk

Stickers zijn een signaal, geen bewijs

Een keuringssticker op de kabel is nuttig, want een monteur ziet in één oogopslag of iets nog geldig is. Maar een sticker verbleekt, laat los of raakt bedekt onder verf en stof. Bouw je bewijsvoering daarom nooit alleen op stickers. De sticker is de snelkoppeling op de werkvloer, de registratie is het dossier.

Bij overdracht van materieel is dat verschil goed te zien. Wie een bus overdraagt en daarbij ook de keuringsstatus meeneemt, voorkomt dat afgekeurd gereedschap stilletjes doorrolt naar het volgende project. In de checklist voor het uitgeven en innemen van een bus staat op welk moment je dat het beste controleert.

Termijnen bewaken zonder erachteraan te hoeven

De meeste bedrijven vallen niet door de mand op de vraag of ze keuren, maar op de vraag of ze het op tijd doen. Een agenda-afspraak per stuk gereedschap is onwerkbaar zodra je meer dan een handvol machines hebt.

Wat wel werkt is een registratie waarin elk stuk materieel zijn eigen volgende keuringsdatum draagt, met een overzicht dat je per maand kunt aflopen. Je plant dan niet per apparaat maar per ronde: alle hijsmiddelen in dezelfde week, alle elektrische arbeidsmiddelen per bus. Dat scheelt reistijd voor de keurmeester en stilstand voor je ploeg.

Zo'n overzicht is alleen betrouwbaar als je basisregistratie klopt. Wie nog niet weet welk gereedschap in welke bus ligt, kan ook geen keuringsronde plannen. Het artikel over het bijhouden van gereedschap per bus en per houder beschrijft hoe je die basis in korte handelingen opbouwt.

Wat er gebeurt als het misgaat

Toezicht op arbeidsomstandigheden ligt bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. Die komt langs na een ongeval, na een melding, of in het kader van een gerichte controle. Wat er dan gevraagd wordt is voorspelbaar: laat je RI&E zien, laat het plan van aanpak zien, en laat zien dat dit specifieke arbeidsmiddel gekeurd was.

Ook je verzekeraar en je opdrachtgever kunnen ernaar vragen. Bij grotere opdrachtgevers hoort een keuringsoverzicht steeds vaker bij de stukken die je vooraf aanlevert, naast bijvoorbeeld de geldigheid van VCA-diploma's, die tien jaar meegaan. Wie dat overzicht met één druk op de knop kan opleveren, wint tijd en vertrouwen tegelijk.

Bewaar de rapporten ook nadat het materieel is afgevoerd. Voor je administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en een claim over een oud ongeval kan lang na de vervanging van een machine nog opduiken. Digitaal bewaren kost je niets en levert je precies op het verkeerde moment veel op.

Conclusie: keuren doe je met de keurmeester, aantonen doe je zelf

De regels zijn beter te overzien dan hun reputatie doet vermoeden. De Arbowet vraagt om een RI&E met plan van aanpak, het Arbobesluit vraagt om ten minste een jaarlijkse keuring van hijs- en hefgereedschap, en NEN 3140 beschrijft hoe je elektrische arbeidsmiddelen periodiek inspecteert. Het lastige deel zit in het bewijs: per exemplaar, met datum, uitslag en rapport, en vindbaar op het moment dat iemand ernaar vraagt.

Daar is de materieelregistratie van Materieelboek op gebouwd: keuringsdatums en rapporten hangen aan het stuk gereedschap zelf, niet aan een map op een bureaublad, en je ziet per maand wat er aan de beurt is. Wie erachter zit en waarom hij dit onderwerp kent, lees je op de auteurspagina van Materieelboek. Wil je weten hoe dit voor jouw materieel uitpakt, stel je vraag dan via het contactformulier; je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.