Vak 21

Privacyverklaring van Materieelboek

Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die wij verwerken als je het contactformulier op deze site invult, ons mailt of gebruikmaakt van Materieelboek. Zij is opgesteld volgens de Algemene verordening gegevensbescherming, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Versie van 8 september 2026.

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke is MLJ, de uitgever van Materieelboek. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over privacy is er één adres: jimenezjulien42@gmail.com. Je mail komt rechtstreeks bij de persoon die de dienst maakt en beheert.

Wij houden een verwerkingsregister bij zoals artikel 30 AVG dat voorschrijft. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra een verwerking niet incidenteel is, en dat is bij een contactformulier het geval. Wij gaan er dus van uit dat de plicht gewoon geldt.

Welke gegevens deze dienst raakt

Materieelboek is een registratie van gereedschap, niet van mensen. Toch komen er persoonsgegevens bij kijken, want een overdracht van een boorhamer heeft altijd een naam eraan hangen. Hieronder staat precies om welke gegevens het gaat.

Via het contactformulier op deze site

je naam;
je e-mailadres;
de naam van je bedrijf of organisatie, als je die invult;
het onderwerp dat je kiest, bijvoorbeeld een demo of een van de pakketten Bus, Ploeg of Bedrijf;
de tekst waarin je je situatie beschrijft, bijvoorbeeld hoeveel bussen je hebt en waar het misgaat;
technische gegevens die het verzenden met zich meebrengt, zoals het moment waarop het bericht binnenkomt en wat nodig is om spam te weren.

In de software zelf, als je klant wordt

gegevens van de gebruikers die je aanmaakt: naam, e-mailadres en de rol die iemand heeft;
overdrachten van materieel: wie iets meenam, uit welk vak, naar welke bus of welk project, met datum en tijd;
meldingen die medewerkers vastleggen, bijvoorbeeld dat een machine defect is of dat een keuring is uitgevoerd;
foto's die bij materieel of bij een melding worden gezet, waarop soms mensen zichtbaar zijn.

Wij vragen nooit om bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Voeg dus geen gezondheidsgegevens toe aan een melding, ook niet bij een ongeval met een machine. Voor dat soort registraties gelden andere regels en een ander systeem.

Waarom wij die gegevens verwerken en op welke grondslag

Gegevens uit het contactformulier gebruiken wij om je vraag te beantwoorden, een demo in te plannen of een offerte te maken. De grondslag daarvoor is de uitvoering van jouw verzoek en de stappen die aan een mogelijke overeenkomst voorafgaan. Vraag je alleen om informatie, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te kunnen beantwoorden.

Gegevens in de software zelf verwerken wij om de dienst te leveren waarvoor je betaalt: het bijhouden van materieel, overdrachten en keuringstermijnen. Voor die verwerking ben jij als klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG.

Voor onze eigen administratie, zoals facturen, verwerken wij gegevens omdat de wet dat van ons vraagt. Wij gebruiken je gegevens niet voor profilering, verkopen ze niet door en zetten ze niet in voor advertenties.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Een bericht uit het contactformulier bewaren wij zolang het gesprek loopt en daarna nog een beperkte periode, zodat wij een eerdere vraag kunnen terugvinden als je opnieuw contact opneemt. Leidt het gesprek nergens toe, dan verwijderen wij het bericht.

Word je klant, dan blijven de gegevens in je registratie staan zolang je het abonnement afneemt. Zeg je op, dan kun je je gegevens exporteren en verwijderen wij de registratie daarna binnen een redelijke termijn. Wat wij nodig hebben voor de financiële administratie bewaren wij langer, omdat voor de administratie een bewaarplicht van 7 jaar geldt.

Wie je gegevens verder te zien krijgt

Deze site en de afhandeling van het contactformulier lopen via Netlify. Netlify is daarbij onze verwerker en werkt op onze instructie, met een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. Verder schakelen wij alleen partijen in die nodig zijn om de dienst te leveren, bijvoorbeeld voor e-mail en voor de facturatie.

De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. Alleen accounts van jouw eigen bedrijf zien jouw materieelregistratie. Wij kijken niet mee in je gegevens, behalve als je daar bij een storing zelf om vraagt en daar toestemming voor geeft.

Ontdekken wij een datalek, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken registreren wij intern, ook de kleine.

Jouw rechten en hoe je ze uitoefent

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Stuur je verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com en beschrijf zo duidelijk mogelijk waar het om gaat. Wij beantwoorden een verzoek binnen een maand. Is het verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten je dat dan binnen de eerste maand weten.

Ben je gebruiker in de registratie van je werkgever, dan is je werkgever verwerkingsverantwoordelijke. Richt je verzoek in dat geval eerst aan hem. Kom je er niet uit, dan mag je ons altijd mailen en verwijzen wij je door of helpen wij bij het uitzoeken.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder. Wij horen het uiteraard liever eerst zelf, zodat wij het kunnen rechtzetten.

Wijzigingen en verwante pagina's

Verandert de dienst, dan passen wij deze verklaring aan en vermelden wij bovenaan de nieuwe datum. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij het weten aan klanten die daar belang bij hebben.

Lees ook het cookiebeleid voor de cookies die deze site plaatst, en de algemene voorwaarden voor de afspraken rond de dienst zelf. Wil je weten hoe wij de registratie technisch hebben opgezet, kijk dan op de overzichtspagina van Materieelboek.