Kosten en budget
Hoeveel kost kwijtgeraakt gereedschap je per jaar als je de zoektijd meetelt?
Wat kwijtgeraakt gereedschap kost, weet vrijwel niemand precies, en dat is geen toeval. De vervangingsaankoop staat op een bon, de rest van de rekening staat nergens. Wie de zoektijd, de stilstand en de spoedaankopen meetelt, komt op een bedrag dat losstaat van de prijs van een boormachine.
De kassabon is het kleinste deel van de rekening
Stel dat er op maandagochtend een haakse slijper ontbreekt. De zichtbare kosten zijn duidelijk: een nieuwe slijper, aangeschaft bij de groothandel. Dat bedrag komt op een factuur, met 21 procent btw erbij, en verdwijnt daarna in de grootboekrekening voor klein materieel.
De onzichtbare kosten beginnen eerder. Voordat er iets besteld wordt, is er gebeld, gezocht, gereden en gewacht. Drie mensen hebben een kwartier verloren, een ploeg is later begonnen, iemand is omgereden naar een filiaal en de planning van die dag is een uur opgeschoven.
Precies daar zit het verschil tussen wat een verlies lijkt te kosten en wat het werkelijk kost. Onderstaande posten kun je voor je eigen bedrijf invullen, met je eigen tarieven en je eigen aantallen. Verzonnen kengetallen helpen daar niet bij; je eigen cijfers wel.
De zes posten waaruit de rekening bestaat
1. Vervangingswaarde
De directe aankoop van wat er niet meer is. Reken met de prijs die je vandaag betaalt, niet met wat je ooit betaald hebt, en reken exclusief btw als je die verrekent. Tel er ook de kleine dingen bij op die nooit als verlies geboekt worden, zoals accu's, opladers en meetsnoeren, want die verdwijnen het vaakst.
2. Zoektijd
De duurste post, en de enige die nooit op papier komt. Zoeken kost zelden een uur aan een stuk; het zijn tien minuten hier en een kwartier daar, verspreid over meerdere mensen. Tel het aantal keren per week dat er gezocht wordt, keer de gemiddelde duur, keer het aantal betrokken mensen, keer je interne uurtarief.
3. Stilstand van de ploeg
Zoektijd van een persoon is vervelend, stilstand van een ploeg is duur. Als drie man wachten tot de vierde met de trilplaat arriveert, betaal je vier keer een uur voor nul productie, en schuift het werk op naar een dag waarop iedereen al ingepland stond.
4. Spoedaankopen en ritten
Wat met spoed gekocht wordt, wordt zelden scherp gekocht. Er wordt genomen wat op voorraad ligt, tegen de prijs van dat moment, vaak in een ander segment dan je normaal koopt. Daar komt de rit bij. Voor de kilometers kun je rekenen met het bedrag dat als onbelaste reiskostenvergoeding geldt, sinds 1 januari 2024 0,23 euro per kilometer, plus de arbeidstijd van degene die rijdt.
5. Dubbele huur
De post die bedrijven het meest verrast. Er wordt materieel gehuurd terwijl het bedrijf hetzelfde apparaat al bezit, alleen weet niemand op welk project het staat. Huur is bovendien een terugkerende kostenpost: eenmaal in de planning opgenomen, blijft de huurregel er vaak maanden in staan.
6. Administratie en gedoe achteraf
Bij diefstal of schade wil je een lijst met omschrijving, merk, serienummer, aanschafwaarde en de datum waarop het spul voor het laatst is gezien. Zonder registratie kost het opstellen van die lijst uren, en is ze bovendien zwak onderbouwd. Reken de tijd van je administratie mee, en het risico dat een deel van de schade niet vergoed wordt omdat je het bestaan van het apparaat niet kunt aantonen.
Zelf rekenen met je eigen getallen
Onderstaande tabel is een rekenblad, geen uitslag. Vul per regel je eigen aantallen en tarieven in, over een periode van twaalf maanden. Het gaat niet om precisie tot achter de komma; het gaat erom dat de posten die je nu niet ziet, zichtbaar worden.
| Post | Hoe je hem berekent | Waar je de gegevens vandaan haalt |
|---|---|---|
| Vervanging | Aantal verdwenen stuks maal huidige aanschafprijs | Inkoopfacturen van klein materieel |
| Zoektijd | Keren per week maal minuten maal personen maal uurtarief maal 52 | Schatting van de uitvoerder, twee weken bijgehouden |
| Stilstand | Wachtmomenten per jaar maal ploegomvang maal uurtarief | Werkbonnen met een late start |
| Spoedaankopen | Prijsverschil met je normale inkoop, plus ritkosten en rijtijd | Bonnen buiten je vaste leverancier |
| Dubbele huur | Huurregels voor materieel dat je zelf bezit | Huurfacturen naast je eigen materieellijst |
| Administratie | Uren aan schademeldingen en zoekwerk in de administratie | Urenregistratie van kantoor |
Twee weken meten geeft vaak al genoeg. Laat de uitvoerders in die periode elke zoekactie kort noteren: wat werd gezocht, hoe lang, met hoeveel mensen. Vermenigvuldig daarna naar een jaar. De uitkomst is een schatting, maar het is jouw schatting, gebaseerd op jouw werk.
Waarom deze kosten in de boekhouding onzichtbaar blijven
De posten hierboven bestaan wel, maar ze staan verspreid. Vervanging staat bij materieel, spoedaankopen staan bij inkoop, huur staat bij huur, en de zoektijd staat helemaal nergens, want die zit verstopt in gewerkte uren die je toch al betaalt.
Daardoor ziet niemand het patroon. Er is geen regel in je resultatenrekening die "kwijt" heet. Wie de posten bij elkaar optelt, kijkt voor het eerst naar een bedrag in plaats van naar losse ongemakken, en dat verandert het gesprek meteen.
Het helpt om de optelsom naast twee andere getallen te leggen: je jaarlijkse investering in nieuw materieel, en de uren die je aan een project denkt te besteden. Vaak blijkt dat het verlies niet in de investering zit maar in de uitvoering. De mechanismen daarachter staan beschreven in het artikel over de fouten die materieelbeheer in de praktijk laten mislukken.
Wat je kunt doen zonder een groot project te starten
De kosten dalen niet door strenger te zijn, maar door verplaatsingen zichtbaar te maken. Vier maatregelen doen daarin het meeste werk, en ze kosten geen van alle een investeringsbesluit.
- Zet de dure helft eerst in een lijst. Machines, meetapparatuur en aggregaten vormen het grootste deel van je materieelwaarde en zijn in een dagdeel vastgelegd.
- Maak van elke verplaatsing een overdracht. Wat, van wie, naar wie, wanneer. Enkele seconden per handeling, gedaan door degene die het meeneemt.
- Kijk voor je huurt in je eigen lijst. Een vaste controle voordat er een huurorder uitgaat, haalt de post dubbele huur er in een paar maanden uit.
- Loop periodiek langs de bussen. Wat je aan afwijkingen vindt, vertelt je precies welke afspraak in de praktijk niet werkt.
Wat een appgroep hierin wel en niet kan betekenen, is uitgewerkt in de eerlijke vergelijking tussen een appgroep en een materieelregistratie. Kort gezegd: melden gaat er snel, terugvinden niet, en het zijn juist de terugvindkosten die je hierboven hebt uitgerekend.
Wat registratie wel en niet bespaart
Een registratie laat geen gereedschap terugkomen dat al gestolen is. Ze voorkomt evenmin dat iemand een accu laat liggen in een kruipruimte. Wat ze wel doet, is de tijd tussen "waar is het" en "daar is het" terugbrengen tot een blik op je telefoon, en dat is precies de post die het zwaarst weegt.
Daarnaast verandert de kwaliteit van je bewijs. Een lijst met serienummers, aanschafwaarden, foto's en datums maakt een schademelding onderbouwd in plaats van aannemelijk. Die vastlegging sluit ook netjes aan op de bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie, waardoor je later nooit hoeft te reconstrueren wat je bezat.
Tegenover die opbrengst staat een abonnement. Bij Materieelboek begint dat bij 19 euro per maand voor het pakket Bus, exclusief btw. Leg dat bedrag naast de uitkomst van je rekenblad en de afweging maakt zichzelf, in welke richting die ook uitvalt.
Hoe die verschuiving er in een bedrijf met meerdere bussen uitziet, staat geschetst in het praktijkvoorbeeld van een installatiebedrijf met vier bussen en een werkplaats. Dat is een geschetste situatie en geen klantverhaal, maar de posten die daarin verschuiven herken je in je eigen cijfers terug.
Conclusie: reken het een keer uit, dan pas beslis je
Kwijtgeraakt gereedschap kost je zelden wat de vervangende aankoop kost. Het kost je zoektijd, stilstand, spoedprijzen, ritten, dubbele huur en administratie, en die posten samen zijn de reden dat het onderwerp de moeite waard is. Vul het rekenblad hierboven in met je eigen tarieven en je hebt binnen een uur een bedrag waarover je een besluit kunt nemen.
Wil je zien hoe de materieelregistratie per bus en project van Materieelboek die posten in jouw situatie kleiner maakt, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, en achtergrond over wie dit bouwt vind je op de auteurspagina van Materieelboek.
